Os procedimentos para autenticar os livros contábeis e societários foram alterados pelo governo federal e devem ser seguidos por empresários individuais e de sociedades. As novas regras foram publicadas pela Secretaria Especial de Produtividade e Competitividade (Sepec) do Ministério da Economia (SEPEC/MEI), através do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei). Elas fazem parte da Instrução Normativa (IN) Drei /ME nº 79 (2022), que alterou as disposições da IN Drei nº 82, do ano passado.
De acordo com o Ministério da Economia, as modificações surgiram para atender as demandas que chegaram ao Departamento. Entre as principais, estão a autenticação de livros contábeis sociais em branco, sem escrituração ou preenchimento.
Transparência e objetividade na hora de autenticar
Segundo a pasta, o Código Civil estabelece a autenticação antes de os livros contábeis serem colocados em uso. A Instrução Normativa ainda ajusta a redação nos documentos. Porque o objetivo é dar transparência e objetividade aos processos a serem observados por donos de empresas e órgãos de registro na autenticação de livros digitais.
Empreendedores individuais e sociedades empresariais
A medida da Sepec é destinada tanto aos empresários individuais quanto às sociedades empresariais. Então, estes grupos devem submeter à autenticação, pela Junta Comercial, os livros contábeis e societários obrigatórios, assim como os facultativos.
Autenticação de livros contábeis em branco ou escriturados
Conforme o diretor do Drei, Allan Turano, a nova IN irá atender aos empreendedores que necessitam da autenticação de livros contábeis em branco ou já escriturados. “O normativo esclarece dúvidas, simplifica procedimentos e traz mais segurança à abertura e gestão dos livros sociais das sociedades anônimas, em formato digital.”
Simplificação e automatização dos serviços de autenticação
Para o órgão do governo, há uma lista de benefícios com as novas regras. Entre eles, estão a simplificação e a automatização dos serviços de autenticação de livros contábeis pelos empresários e sociedades no âmbito das juntas comerciais.
Termos de abertura e de encerramento da empresa
Outra vantagem é a apresentação facultada de livros sociais em branco para autenticação dos termos de abertura e de encerramento da empresa. Mas também haverá redução de custos para os empresários. Isso se dará com a criação de versões dos livros sociais a cada operação ou transação realizada, sem necessidade de nova autenticação.
Criação e escrituração em formato de livre escolha
Outro benefício com as alterações da IN é a criação e escrituração de livros sociais em formato de livre escolha. Dessa forma é permitido aos usuários a confecção dos livros em plataformas ou sistemas já habituais. Mas eles poderão ser convertidos em PDF apenas ao serem submetidos à autenticação por uma junta comercial.
Regularização das escriturações realizadas em papel
O Ministério da Economia prevê ainda a possibilidade de regularização das escriturações já realizadas em papel (legado físico). Isso se dará por meio da digitalização e envio dos livros para serem autenticados pela junta comercial.
Digitalização do conteúdo e declaração de cópia fiel
Também poderá ocorrer o reenvio do livro físico já autenticado, para obter uma nova autenticação digital, através da digitalização do conteúdo e da declaração acordada pelos responsáveis da empresa de que se trata de cópia fiel do livro físico.
